Woonbedrijf
            

Woonbedrijf ist die größte Wohnungsbaugesellschaft im Süden der Niederlande mit mehr als 34.000 Mietobjekten. Mit einem Team von 350 Mitarbeitern ist das Unternehmen der Meinung, dass jeder gut und ungestört in einer guten Nachbarschaft leben sollte. Dafür setzt sich das Unternehmen ein - mit einem großen Portfolio an erschwinglichen Mietobjekten.

Der Weg zur Prozess-Exzellenz

Woonbedrijf ist 2005 aus der Fusion zweier Wohnungsbaugesellschaften hervorgegangen. Das war ein komplexes Unterfangen, denn beide Unternehmen hatten unterschiedliche Unternehmenskulturen. Keines der beiden Unternehmen verfügte über nennenswerte digitale Prozesse. Sie waren alle im Textformat geschrieben und irgendwo gespeichert, um von mehreren Beteiligten gemeinsam genutzt zu werden. Es gab keine Prozesshierarchien, kein Prozess-Repository und keine Prozessrollen. Es wurde zwar an der Etablierung einer gemeinsamen Kultur gearbeitet, aber die Schaffung einer gemeinsamen Prozessarchitektur stand verständlicherweise nicht auf der Liste. Dies änderte sich im Jahr 2009 mit der Einführung von ARIS. Zum ersten Mal wurden die Kernprozesse abgebildet. Es wurde ein zentrales Repository eingerichtet, und die Benutzer konnten gemeinsam an Prozessaktualisierungen arbeiten und sie über das ProzessWeb veröffentlichen, das allen Mitarbeitern und nicht nur den Designern zur Verfügung steht.

Im Zeitraum von 2009 bis 2019 wurden viele neue Informationssysteme entwickelt, und es fand eine zunehmende Digitalisierung der verschiedenen Prozesse statt. Mit dieser zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse entstand auch die Notwendigkeit, die Organisation von der regionalen Steuerung auf ein ganzheitliches Prozessmanagement umzustellen.

"Bei unserer Arbeit geht es darum, einen Beitrag zu einer besseren Welt zu leisten. Eine nachhaltigere Welt. Aber wir haben Schicht um Schicht an Komplexität entwickelt. Und jede Ebene erforderte mehr Mitarbeiter, die sie verstehen und verwalten konnten. Im Jahr 2020 wollten wir unsere Arbeit mit weniger Leuten noch besser machen. Und wir haben damit begonnen, eine Prozessarchitektur zu entwickeln, die unsere Arbeitsweise vereinfacht und in jeder Phase weniger Mitarbeiter erfordert", so Leon van der Zanden, Architekt für Informationsmanagement.

Kontinuierliche Spitzenleistungen im Prozess

Der Wechsel von der regionalen zur zentralen Steuerung begann mit der Abbildung und Visualisierung einer neuen Prozessstruktur, die die richtigen Hierarchien und Benutzerrechte enthielt. ARIS machte diesen Prozess schnell und effizient und lud die Mitarbeiter ein, die Prozesse, an denen sie beteiligt waren, zu teilen und zu sehen. In dieser Phase ging Woonbedrijf noch einen Schritt weiter und versuchte, ARIS eine wichtigere Rolle im Bereich der Prozessverbesserung zu geben. Das Unternehmen richtete ein spezielles Prozessverbesserungs- und Beratungsteam ein, das Änderungswünsche direkt über ARIS erhielt. Als Teil der ständigen beruflichen Entwicklung eines Mitarbeiters mussten diese Anträge einreichen, die alle erforderlichen Unterlagen enthalten mussten. Wenn alles korrekt eingereicht wurde, konnte die Änderung umgesetzt werden.

So wurde eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung im Unternehmen angestoßen. "Am Anfang waren es vor allem Controller, Analysten und Buchhalter, die sich mit ARIS beschäftigten. Es wurde eher als Werkzeug für die interne Kontrolle denn als Mittel zur Weiterentwicklung der Prozesse wahrgenommen. Jetzt wird es als Teil unseres kontinuierlichen unternehmensweiten Engagements für Process Excellence," gesehen", sagt Leon van der Zanden, Architect Information Management.

Es gibt noch viel zu tun

Mit der unternehmensweiten Einführung von ARIS ist das Potenzial für die Analyse und das Management von Geschäftsprozessen bei Woonbedrijf größer denn je." ARIS ist ein sehr umfassendes Produkt, das mit jeder neuen Version noch mehr bietet", sagt van der Zanden. "Und es bietet uns so viele Funktionen und Möglichkeiten, dass wir sozusagen erst am Anfang stehen." Das Team prüft derzeit, wie ARIS in der Organisation mit dem Feedback zu Prozessen und bei der Prozessüberwachung weiterhelfen kann. Es gibt auch Pläne, intelligente Erkenntnisse aus Process Mining zu nutzen, um das Prozessmanagement intuitiv zu verbessern. "Wir wollen die Technologie so einsetzen, dass sie das tut, was sie am besten kann. So können unsere Mitarbeiter mehr Zeit dort verbringen, wo sie hingehören, und Häuser in langfristige Wohnungen umwandeln."