Advania Norway: Klarheit und Effizienz in den Geschäftsprozessen nach der Fusion

Die Auswirkungen auf das Geschäft waren auf vielen Ebenen zu spüren. "Es gab Verzögerungen bei der Übergabe zwischen Vertriebs- und Projektteams", erklärt Meindert Kalma, "und Zugriffsprobleme waren mit einem erhöhten Risiko von Cyberangriffen auf Rechenzentren verbunden."
Das Unternehmen erkannte diese Probleme und wusste, dass es schnell reagieren musste. Das bedeutete, dass es sein Prozessmanagement stärken musste, indem es eine klar definierte, gut gewartete und strukturierte Prozessarchitektur einrichtete, um die Gesamteffizienz zu verbessern.

Dies war um so dringlicher, als die Remote-Arbeit nach der Pandemie zugenommen hatte. "Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen um Hilfe bitten, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, ist geringer", sagt Meindert Kalma. "Wenn Sie wollen, dass die Prozesse auch aus der Ferne befolgt werden, müssen sie sehr klar und gut etabliert sein."

Prozessmanagement digitalisieren und reorganisieren

Im September 2022 startete Advania Norway einen POC mit der Cloud-Version von ARIS, der Business Process Analysis and Management-Lösung der Software AG. "Ich habe bereits in früheren Unternehmen mit ARIS gearbeitet", sagt Meindert Kalma, "und ich wusste, dass es genau das war, was wir brauchten, um unsere Prozesse abzubilden und zu modellieren - und dann fundierte Entscheidungen zum Nutzen des Unternehmens zu treffen."

Im Dezember 2022 hat Advania Norway ARIS mit Unterstützung der Software AG in Dänemark vollständig implementiert. "Ihr technisches Know-how war entscheidend, um ARIS schnell zum Laufen zu bringen, ebenso wie die Unterstützung durch ein IT-Team von Advania Island", sagt Meindert Kalma.

Um in vollem Umfang von der digitalen Präzision und Effizienz von ARIS zu profitieren, strukturierte Advania Norway seine interne Organisation um, damit die Mitarbeiter die Prozesse besser verwalten und verfolgen können. Es wurden Prozessverantwortliche ernannt, die die Prozessleistung überwachen und optimieren. Unterstützt werden sie von Prozess-Sponsoren, Managern auf C-Ebene, die den Umfang jedes Prozesses festlegen und mit den Prozessverantwortlichen zusammenarbeiten, um etwaige Probleme zu lösen.

Heute werden mit ARIS 15 Hauptprozesse in drei Prozessgruppen dokumentiert: Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse. Rund 260 Modelle sind nun in ARIS integriert. Und obwohl die meisten Prozesse des Unternehmens nun abgebildet sind, handelt es sich um eine laufende Initiative. "Wir haben vor kurzem eine Abteilung für Cyberverteidigung eingerichtet", erklärt Meindert Kalma, "daher gibt es immer wieder neue Prozesse, die abgebildet, überwacht und verbessert werden müssen."

Straffere Prozesse für mehr Sicherheit und Kosteneffizienz

Mit ARIS hat Advania Norway jetzt einen klaren Überblick über seine Geschäftsprozesse und deren Interaktion untereinander. Auf der Grundlage dieser Informationen hat das Unternehmen mehrere Änderungen vorgenommen, um das Geschäft zu stärken.

Erhöhte Cybersicherheit: Ein wichtiger Bereich der Verbesserung war die bessere Verwaltung digitaler Identitäten, um die Cybersicherheit zu erhöhen. "ARIS hat uns sehr gut aufgezeigt, wo die Zugangsverwaltung nicht funktionierte", erklärt Meindert Kalma. "Wir haben festgestellt, dass Servicemitarbeiter oft vorübergehend Zugang zur Kundenumgebung erhielten, aber ihre Anmeldedaten wurden nie gelöscht. Jetzt haben wir ein striktes Verfahren für Zugriffsanfragen, wobei die Berechtigungen nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen." Das Ergebnis ist, dass die Anzahl der feindlichen Zugangspunkte in der Kundenumgebung reduziert wurde und die Kundenzufriedenheit wesentlich höher ist.

Effizienz im Vertrieb: Auch die Kaufverträge wurden dank der von ARIS gelieferten Informationen verbessert. Mit der Prozessoptimierung konnte Advania Norway die Kaufverträge standardisieren und mit einem zentralen Verkaufskatalog verknüpfen, der wöchentlich mit neuen Dienstleistungen aktualisiert wird. Das bedeutet, dass die Kunden von allen aktuellen Angeboten profitieren und das Unternehmen seine Verkäufe effizienter abwickelt.

Minimierung der Rechnungsausfälle: ARIS hat auch einige Fehleinschätzungen bei der Rechnungsstellung aufgedeckt. "Da wir jetzt einen klaren Überblick über unsere Fakturierungs- und Wartungssysteme haben, konnten wir eine Unterfakturierung feststellen, die wir vorher nicht hätten erkennen können. Advania Norway wurde auf diese Anomalie aufmerksam gemacht, konnte das Problem schnell lösen und die Abrechnung an das Angebot des Kunden anpassen.

Skalierung des Prozessmanagements - der grüne Weg

Potenzial für die ESG-Berichterstattung: Nach einem Jahr prozessorientierter Verbesserungen will Advania Norway ARIS nun auch in anderen Geschäftsbereichen einsetzen. "Wir sind besonders an dem Accelerator für Nachhaltigkeit interessiert", sagt Meindert Kalma. "Wir glauben, dass ARIS die Art und Weise, wie wir Daten für unsere ESG-Berichte auswerten, verändern könnte und uns dabei hilft, unseren Kunden ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie die von ihnen gewählten Dienstleistungen ihren ökologischen Fußabdruck beeinflussen."

Risikominimierung: Risiko und Compliance sind ein weiterer Schwerpunkt für die Zukunft. Anfang 2024 plant Advania Norway die Einführung eines POC mit ARIS, um die Einhaltung von ISO 9001, 14001 und 27001 zu testen. Bei diesen drei Normen muss eine große Anzahl von Kontrollen durchgeführt werden, um die Anforderungen zu erfüllen, und viele davon basieren auf Fragebögen. Die Idee ist, ARIS zu nutzen, um den Versand von Fragebögen zu automatisieren und Prozesse zu überwachen, so dass Konformitätsprobleme schnell behoben werden können.

Verbessertes Zugangsmanagement: Das Unternehmen ist auch an einer Integration von ARIS mit seinem HR-System interessiert. "Wir würden gerne die Mitarbeiterrollen mit ARIS synchronisieren, damit wir die Beziehung zwischen Rollen und Personen definieren können", sagt Meindert Kalma. Dies würde ein dynamischeres rollenbasiertes Zugriffsmanagement ermöglichen, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter immer Zugang zu den Tools haben, die sie benötigen, und gleichzeitig die allgemeine Sicherheit erhöht.

Reifegrad der Prozesse: Der Erfolg von ARIS wird von Advania Norway genau überwacht, indem der Reifegrad der verschiedenen Prozesse viermal im Jahr bewertet wird. Das Ziel des Unternehmens ist es, bis 2025 eine durchschnittliche Prozessreife von 4,2 von 5 zu erreichen.

"Jeder ist sich der Prozesse viel bewusster", sagt Meindert Kalma, "und das hat uns als Unternehmen agiler gemacht. Außerdem ist es dadurch einfacher geworden, die Unternehmen, die wir in den letzten Jahren übernommen haben, zu integrieren." Es überrascht nicht, dass es Pläne gibt, die Einführung innerhalb der Advania-Gruppe fortzusetzen. "Ich habe unseren Kollegen in Schweden und Island kürzlich gezeigt, was wir mit ARIS erreicht haben", sagt Meindert Kalma, "und sie sind sehr interessiert. Sobald wir konkretere Daten über die Vorteile haben, werden sie sicher genauso überzeugt sein wie ich."