Principado de Asturias
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El Principado de Asturias es una organización que cuenta con más de 32.000 empleados públicos que llevan a cabo múltiples y distintas funciones (administrativas, jurídicas, técnicas, asistenciales, educativas, sanitarias, de asesoramiento, etc.)
En el 2004 se crea un censo de recursos documentales y bibliográficos. Existían, al menos, quince centros de documentación especializados en diversas materias, con una variada tipología documental y amplia diversidad de soportes. Un conjunto de centros de variada naturaleza jurídica, con diferentes o inexistentes sistemas de soporte y gestión y sin interrelación entre sí.
El Reto
Suministro de una solución documental y bibliográfica que permitiese la creación, puesta en funcionamiento y gestión de un sistema de información documental y de información en red, y que cumpliera satisfactoriamente las expectativas de gestores, directivos y ciudadanos. Se precisaba dar respuesta a la necesidad vital de la organización de convertir la información en conocimiento y de concebir el concepto de "Administración en Red".
La solución se debía basar en dos principios generales:
1. Dar servicio a la sociedad asturiana, facilitando el acceso a la información disponible en los Centros de Documentación de la Administración del Principado de Asturias, creando una red de centros de documentación para la gestión y administración de los recursos documentales e informativos de la organización.
2. Dar soporte a la Administración del Principado de Asturias con un sistema de información documental que sirviese a las necesidades actuales y futuras de la organización: obtener la información y el conocimiento y procesar los documentos permitiendo su reutilización.
La Solución
Software AG, con su tecnología y servicios de consultoría, desarrolla un sistema de gestión documental basado en el estándar universal XML, bajo la plataforma Tamino XML Server y Dogma que permite definir, de forma abierta y flexible, distintos modelos de datos y asociar a los registros todo tipo de documentos originales (archivos textuales, video, imagen, sonido...) o tratados (captura, digitalización, indexación, versionados...). Se trata de un sistema con soporte en una única herramienta que garantiza la localización inmediata, la recuperación, distribución y préstamo de todo tipo de información, pública o restringida, necesaria para el ejercicio de las funciones de la organización.
Los Beneficios
El Sistema de Información Documental en Red de Asturias ha permitido poner las nuevas tecnologías al servicio de la mejora del funcionamiento de la Administración Pública, beneficiando así tanto a los ciudadanos, como a los empleados y gestores del Gobierno del Principado:
- Facilita a todos los empleados públicos la posibilidad de compartir y tener acceso a la documentación de una forma más inmediata y eficiente, ya que hasta ahora cada órgano la almacenaba de forma aislada.
- Permite una mayor transparencia y una mejora en los servicios de valor añadido a los ciudadanos.
- Facilita el aprovechamiento de los recursos, gracias a la identificación, unificación y normalización de las herramientas de gestión documental utilizadas por los diversos centros de documentación del Principado de Asturias.
- El sistema está integrado con otros sistemas de la organización (CRM, LDAP, terceros, portal).
- Ofrece servicios web de acceso multicanal: Intranet e Internet www.princast.es.
Este proyecto ha recibido el premio Adolfo Posada 2005 por poner las nuevas tecnologías al servicio de la mejora del funcionamiento de la Administración Pública. El Premio Adolfo Posada 2005 es un galardón que pretende promover la investigación, el estudio, la información, la enseñanza y la difusión de materias relacionadas con la Administración Pública.
Testimonial del Cliente
“El proyecto que han puesto en marcha el Principado de Asturias y Software AG va a suponer un gran adelanto para el funcionamiento de la Administración Pública asturiana, ya que va a permitir conseguir una mejora en los servicios a los ciudadanos gracias una mayor eficacia en los procesos administrativos.”
Luis Iturrioz
Viceconsejero de Presupuestos y Administración Pública del Principado de Asturias.