Département de la Seine-Maritime
            

                La gestion des processus métiers gagne en fluidité
            

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Le départment de la Seine-Maritime (76) se situe au quinzième rang des départements français. Sa superficie couvre 6277 km² et compte 35 cantons et 708 communes, avec une préfecture à Rouen et dessous-préfectures au Havre et à Dieppe. L’ensemble de ses compétences s’articule autour de l’action sociale (personnes âgées ou handicapées, enfance, insertion des personnes en difficulté, précarité énergétique…), à laquelle le département consacre près dela moitié de son budget.

                Objectifs
            

  • Mettre en place une interface entreles applicatifs métiers finance pourdématérialiser les flux financiers (transmission des chèques, des liasses de documents, des états liquidatifs)
  • Mettre en place une interface entre lasolution gestion financière et la solution de gestion des ressources humaines pour dématérialiser les flux de documents et les mises en paiement
  • Utiliser webMethods pour créer des interfaces entre les différents applicatifs métiers

                Bénéfices clés
            

  • Simplification et sécurisation des flux financiers et de mises en paiement
  • Simplification des processus ressources humaines
  • Dématérialisation des processus métiers
  • Accès distant et sécurisé aux documents ressources humaines
  • Limitation de l’impact environnemental
  • Traçabilité et archivage des documents optimisés

                Solution
            

  • Bus de données webMethods
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                    « Aujourd’hui, près de 150 flux métiers transitent déjà par webMethods het ses usages sont sans limites, du moins nous n’en avons pas encore trouvé ! Toujours à la pointe des nouvelles technologies, cette solution reste particulièrement simple à utiliser et fiable. En neuf ans, nous n’avons appelé que deux fois l’assistance de Software AG ! »
                

– Yannick Ferey | Consultant de projets transversaux et chargé de mission SI au sein du Département de la Seine-Maritime

                La gestion des processus métiers gagne en fluidité
            

Comme pour l’ensemble des départements de France, l’action sociale constitue l’essentiel de ses compétences. La Seine-Maritime y consacre près de la moitié de son budget annuel soit 885,9 millions d’euros pour l’année 2021. Elle traite notamment des personnes âgées ou handicapées, de l'enfance, de l'insertion des personnes en difficulté, de la précarité énergétique. Les autres actions prioritaires du département portent sur l’équipement, l’aide aux communes, l’éducation, la culture et le patrimoine, le développement économique et social ou encore l’environnement et le tourisme. Pour mener à bien ses différentes missions, le département s’appuie sur près de 5500 agents.

Moderniser le système d’information financier

En 2007, profitant de la modernisation de son système d’information, le Département de la Seine-Maritime lance un appel d’offre pour mettre en place une nouvelle solution de gestion intégrée de son activité, et en particulier de ses finances. « Le cahier des charges stipulait alors que cette solution budgétaire devait pouvoir embarquer un bus de données applicatives et un ordonnanceur, notamment pour dématérialiser et fluidifier autant que possible les processus entre la finance et les ressources humaines », précise Yannick Ferey Consultant de projets transversaux et chargé de mission SI au sein du Département de la Seine-Maritime. Suite à l’appel d’offre, le département de la Seine-Maritime a retenu la solution de gestion CGI Grand Angle, associée au bus de données webMethods de Software AG et à l’ordonnanceur Control-M de BMC Software.

Une gestion des flux financiers simplifiée

Le département entendait ainsi, au travers de cette solution technologique globale, dématérialiser un certain nombre de flux et en particulier, dans un premier temps, la transmission des chèques et des liasses de documents ainsi que des états liquidatifs (paiement dématérialisé des paies des agents, des frais de déplacements, du RSA, des subventions du département aux associations…). Des prestations qui au paravant étaient réalisées manuellement et via des documents papiers (y compris les paiements qui se faisaient par chèque). Entre 2008 et 2012, le département s’est ainsi concentré sur l’utilisation de webMethods pour ses flux financiers et ressources humaines. Depuis 2012, le recours à webMethods est élargi aux échanges inter applicatifs de l’ensemble des métiers du système d’information du département de la Seine-Maritime.

webMethods crée du lien entre les applicatifs métiers

Aujourd’hui, le bus de données webMethods assure également le lien entre son applicatif métier interne « Espace Agents » et sa solution de gestion des ressources humaines.

« Nos agents peuvent ainsi saisir dans l’espace qui leur est réservé, tout changement concernant leurs données personnelles : changement de coordonnées bancaires, changement de situation familiale, déclaration d’enfants, demande de formation, frais de déplacements, contrats… », explique Yannick Ferey.

Ces informations ou les documents scannés, transitent alors par le bus de données de webMethods puis par un parapheur pour ensuite être automatiquement transmis à la solution de gestion de ressources humaines ».

Des nombreux bénéfices

Auparavant, nombre de ces documents étaient imprimés et apportés au payeur départemental et à la préfecture au format papier. Désormais, les titres de paiement sont émis automatiquement. Les processus de gestion des dossiers personnels des agents et de recherches documentaires sont ainsi simplifiés et les erreurs plus facilement identifiables. Les gestionnaires accèdent de façon dématérialisée aux documents nécessaires à leur activité.

La dématérialisation des flux et des documents a permis au département d’améliorer son efficacité en réduisant certains de ses délais d’instruction, de paiement et son empreinte environnementale avec moins d’éditions et de circulation de papiers entre les services et les sites.

D’autre part, les documents sont classés et sauve gardés dans une gestion électronique des documents et ce, dans le respect des réglementations. Ils peuvent ainsi être mieux tracés et leur archivage est sécurisé. « D’un point de vu organisationnel, nous n’avons plus besoin de déposer physiquement les documents papiers dans un bureau, ni de les classer dans un trieur à une date butoir, ni de les stocker dans des armoires », poursuit Yannick Ferey. « Les risques de pertes de documents sont limités, la confidentialité respectée, les pièces ne sont visibles que par les agents habilités ».

Vers une extension de l’usage de webMethods

webMethods permet la communication des données au sein du système d’information, sans modifier le coeur de ses applications métiers. Dès lors que le département entend passer des documents d’un applicatif métier à un autre, il utilise désormais systématiquement le bus de données webMethods. La mise en place du nouveau processus est alors gérée par nos propres équipes internes. D’autres projets articulés autour de webMethods sont ainsi en cours de déploiement au sein du département de la Seine-Maritime.

« Aujourd’hui, webMethods nous permet déjà d’utiliser la signature électronique pour des process internes comme la délégation de paiement ou la signature de marchés publics », indique Yannick Ferey. « Bientôt, nous pourrons également y recourir pour des process externes comme la signature de contrats d’embauche par les nouveaux candidats ».
webMethods fera l’interface entre la solution de gestion des ressources humaines du département et le candidat. Ce dernier recevra son contrat directement sur son portable qu’il lui suffira de signer électroniquement et de renvoyer au département pour traitement.

Le département de la Seine-Maritime qui s’appuie déjà sur webMethods pour assurer ainsi l’interface entre plusieurs dizaines de flux métiers, entend encore en étendre l’usage.
D’autres processus recourant à webMethods sont ainsi à l’étude tels que l’industrialisation de l’envoi de courriers ou encore la création de rendez-vous dans l’agenda des agents vialeur GRU.

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